Juntas y reuniones de trabajo. Como hacerlas mas productivas

Descripción

JUNTAS Y REUNIONES DE TRABAJO
Cómo hacerlas más productivas
LAE Erasmo Barbosa Cano
En el ámbito directivo y gerencial, se mantiene una carrera permanente contra el tiempo, ya que la relación entre los objetivos y los resultados exigen planes eficaces y estrategias eficientes, en vista de que se vive y se lucha cotidianamente, no solo dentro de mercados,
sino también de una sociedad altamente competitiva; hoy día, es preciso agregar que también llena de temibles riesgos y graves peligros.
Por ello, en la banca, la industria, los servicios o el gobierno, las juntas y reuniones de trabajo constituyen el vehículo de intercomunicación más usado, mal empleado en muchos casos y de uso excesivo en otros más; juntas y reuniones a toda hora y de todos los tamaños, unas muy formales y cuidadas, otras totalmente improvisadas; situación por la que el diagnóstico del padecimiento es una inflamación administrativa llamada juntitis o también comititis.
Por lo tanto, en esta edición JUNTAS Y REUNIONES DE TRABAJO, usted encontrará tres metodologías: una para la
preparación, otra para la dirección y conducción, y una tercera para el control y
seguimiento que han sido redactadas para eventos pequeños y medianos, reuniendo los
puntos medulares para lograr la efectividad en las juntas y reuniones de trabajo.
Contenido
Con te ni do
De di ca to ria ……………………………….. 3
Agra de ci mien tos …………………………….. 5
Tes ti mo nia les ……………………………… 7
Intro duc ción………………………………. 17
Pri me ra parte. Fase de pre pa ra ción de jun tas y reunio nes de tra ba jo
Ca pí tu lo 1. Pre vi sión de los acon te ci mien tos ………………. 23
Bre ves an te ce den tes ………………………… 24
Nom bre y ob je ti vo de la junta o reu nión……………….. 24
Opciones ante la junta o reu nión …………………… 25
Tipos bá si cos y com bi na cio nes …………………… 27
Algu nos ob je ti vos es pe cí fi cos ……………………. 29
Ca pí tu lo 2. Pla nea ción de la or ga ni za ción y di rec ción ………….. 33
Nú me ro de asis ten tes y par ti ci pan tes ………………… 34
Orga ni gra ma de la junta o reunión ………………….. 35
Se lec ción de los di rec ti vos ……………………… 36
Du ra ción y mo men tos ade cua dos ………………….. 38
Sede de acuer do al even to ……………………… 41
For mu la rios de re gis tro ……………………….. 45
11
Ca pí tu lo 3. Pla nea ción de la eje cu ción …………………. 49
La agen da u orden del día ……………………… 50
Re dac ción en base a re sul ta dos …………………… 51
Se cuen cia del con te ni do ………………………. 51
Agen da ocul ta ……………………………. 52
Jun tas en lu ga res y fe chas in for ma les ………………… 54
Jun tas im pro vi sa das ………………………… 54
Ca pí tu lo 4. Pla nea ción de la coor di na ción ……………….. 57
Lista de asis ten tes ………………………….. 58
Invi ta ción o ci ta to rio…………………………. 58
For mas de envío y en tre ga ……………………… 59
Me ca nis mos de con trol de re ci bo ………………….. 60
Po lí ti cas para can ce la cio nes …………………….. 60
Ca pí tu lo 5. Ma ni pu la ción de los re sul ta dos ……………….. 63
Son deos de varios tipos ………………………. 64
Ca bil deos pre vios ………………………….. 64
El pro se li tis mo ……………………………. 65
Ne go cia cio nes an ti ci pa das ……………………… 66
Pre sio nes fuer tes ………………………….. 66
Ca pí tu lo 6. Coor di na ción de re cur sos ………………….. 69
Ma te ria les im pre sos y con su mi bles …………………. 70
Per so nal de apoyo………………………….. 70
La sede y sus re que ri mien tos…………………….. 71
Su per vi sión ge ne ral …………………………. 71
Aspec tos per so na les ………………………… 72
12 Juntas y Reuniones de Trabajo…
Se gun da parte. Fase de di rección de jun tas y reu nio nes de tra ba jo
Ca pí tu lo 7. Fase ini cial de la junta o reunión ………………. 77
Ini cio pun tual ……………………………. 78
Bien ve ni da y pre sen ta cio nes …………………….. 78
Co men ta rios a la agen da ………………………. 79
Re glas e in di ca cio nes ge ne ra les …………………… 80
For mu la rios para re gis tro de asis ten cia ……………….. 80
Ca pí tu lo 8. Lo nor mal en las jun tas y reu nio nes …………….. 81
El es pí ri tu de equi po ………………………… 82
Lo nor mal en las in for ma ti vas ……………………. 82
Lo nor mal en las con sul ti vas …………………….. 83
Lo nor mal en las ne go cia ti vas ……………………. 84
Apego a la agen da………………………….. 85
Ca pí tu lo 9. Con duc tas de di rec ti vos y asis ten tes …………….. 87
Con duc tas po si ti vas y ne ga ti vas del pre si den te……………. 88
Con duc tas po si ti vas y ne ga ti vas del mo de ra dor …………… 91
Con duc tas po si ti vas y ne ga ti vas del se cre ta rio ……………. 92
Con duc tas po si ti vas y ne ga ti vas del asis ten te…………….. 94
Los re sul ta dos cons truc ti vos …………………….. 95
Ca pí tu lo 10. La co mu ni ca ción ne ce sa ria ………………… 97
Re co men da cio nes para ha blar y ca llar………………… 98
Re co men da cio nes para es cu char y pre gun tar ……………. 100
Fórmu las para ex po ner ………………………. 102
Apo yos au dio vi sua les ……………………….. 105
El len gua je no ver bal………………………… 106
Me tá fo ras y re fra nes usa dos ……………………. 108
Con te ni do 13
Ca pí tu lo 11. Estra te gias para la di rec ción y con duc ción ………… 113
Estra te gias para las in for ma ti vas ………………….. 114
Estra te gias para las con sul ti vas …………………… 114
Estra te gias para las ne go cia ti vas ………………….. 115
Estra te gias para los co mi tés…………………….. 119
Pro ce so y tipos de de ci sio nes……………………. 120
Me to do lo gía para re sol ver pro ble mas ……………….. 122
Ca pí tu lo 12. Fase de ter mi na ción de la junta o reu nión…………. 125
Plan teo de los con tro les ………………………. 126
Eva lua ción del even to ……………………….. 126
Ter mi na ción y cie rre ………………………… 127
Gra ba ción y aná li sis ………………………… 132
Estruc tu ra de la in for ma ción…………………….. 132
Ter ce ra parte. Fase de control y se gui mien to de jun tas y reunio nes de tra ba jo
Ca pí tu lo 13. Con trol y se gui mien to de re so lu cio nes ………….. 139
Me di das de tras cen den cia ……………………… 140
La mi nu ta ……………………………… 140
Otros do cu men tos …………………………. 143
Entre ga, acep ta ción y firma …………………….. 144
Ter mi na ción y guar da de re cur sos …………………. 144
¿Y qué deja la junta o reu nión? …………………… 145
Ca pí tu lo 14. Esque mas de las fases de una junta o reunión ………. 147
Con si de ra cio nes pre vias………………………. 148
Me to do lo gía o lista de ve ri fi ca ción para la pre pa ra ción ……….. 149
Me to do lo gía o lista de ve ri fi ca ción para la di rec ción ………… 150
Me to do lo gía o lista de ve ri fi ca ción para el se gui mien to……….. 151
Cua dro es que má ti co ge ne ral ……………………. 152
14 Juntas y Reuniones de Trabajo…
Ca pí tu lo 15. Fondo cul tu ral de las jun tas y reu nio nes …………. 155
La cul tu ra y sus ele men tos …………………….. 156
El ri tual de las juntas o reu nio nes ………………….. 157
Los va lo res cul tu ra les ……………………….. 157
Tras fon do de las jun tas y reu nio nes ………………… 158
¿Es re di tua ble la in ver sión? …………………….. 159
ANEXOS
1. Glo sa rio con los nombres y sig ni fi ca dos de jun tas
y reu nio nes es pe cí fi cas ………………………. 163
2. Sis te ma de so li ci tud de ser vi cios en jun tas y reu nio nes ……… 167
Bi blio gra fía………………………………. 171